TÜNDÉRKERTAI STUDIÓ Rendszerdiagnózis
Megoldásminta: személyügy egy kis cégben

35 dolgozó. Egy személyügyes. Havi 105 óra.

Hogyan lehet ebből a munkából átadni a rutint egy digitális kollégának úgy, hogy az ember megmarad? Három lépésben megmutatjuk, egy szabóság példáján.

3 lépés105 → 11 óra havonta47 másodperc egy kérelem
Kiszámolom a saját cégemre

Szemléltető példa, becsült időráfordításokkal. A cég és a szereplők kitaláltak. Ez terv, nem ügyfélnél mért eredmény.

A példa

Egy erdélyi varroda, és Klaudia, akin minden átmegy

Varrónők dolgoznak egy világos erdélyi műhelyben
Generált illusztráció.
Klaudia, a kitalált személyügyes generált portréja
KlaudiaSzemélyügy, 8 éve a cégnél, 35 varrónő tartozik hozzá.
  • Szabadságok
  • Beosztás
  • Bejelentések
  • Béradatok
  • A dolgozók kérdései

Sok dolgot csak ő tud. Ezért nem őt váltjuk ki, hanem a rutinfeladatait adjuk át egy digitális kollégának. Ez egy szűk feladatra korlátozott AI-asszisztens, amely szabályok szerint dolgozik.

1. lépés: feltérképezzük

Kívülről a munka fekete doboz

Bemegy egy szabadságkérelem, és elkészül a termelési beosztás. Hogy közben mi történik, sokszor csak Klaudia tudja.

BemegySzabadság­kérelem
KijönTermelési beosztás

Egy kérelemnél három dolog számít

  • Mit kap meg?A kérelmet, telefonon vagy e-mailben.
  • Mit ellenőriz?A szabályokat: törvény, jelenlét, rendelések.
  • Mit intéz el?A választ, az új beosztást és a napi jelentést.
2. lépés: szétválasztjuk

Melyik részt adhatjuk át?

Klaudia percei havonta, egy dolgozóra számolva. Digitális kollégával a halvány sáv mutatja a mai időt.

Összesen, dolgozónként, havonta180 perc

Ami marad, az főleg a hivatalos bejelentések ellenőrzése. A 35 dolgozónál ez 105 óra helyett 11 óra havonta.

Számold ki a saját cégedre

Ma, kb. 13 munkanap105 óra
Digitális kollégával, kb. 1,4 munkanap11 óra

A példa percbecslésével számol, nem mérés: dolgozónként 180 perc helyett 19 perc, napi 8 órás munkanappal. A bevezetés és a felügyelet ideje nincs benne. A ti számaitokat a felmérésen nézzük meg.

3. lépés: átadjuk

Mária üzen, és kevesebb mint egy perc múlva kész

Mária, telefononSzia! Szabadságot szeretnék július 14. és 25. között.
  1. Szabadnapok14 szabad napja van.
  2. TörvényRendben.
  3. RendelésekLefedve arra az időszakra.
  4. HelyettesítésAnna helyettesít.
Digitális kolléga14 szabad napod van, Anna helyettesít. Jóváhagyva ✓
  • TermelésMegkapja az új beosztást.
  • MáriaMegkapja a választ.
  • KlaudiaCsak a napi jelentést látja.
47 mp
Kézzelkb. 20 perc
Digitális kollégával47 mp

Mindkét szám szemléltető, nem mérés.

Klaudia döntEz csak akkor megy így végig, ha minden megfelel a szabályoknak. A kivétel Klaudiához kerül.
Mit nyer a cég

Nem csak időt: a tudás is a cégnél marad

  • Munkaidőn kívül is fogad

    Egy ember napi nyolc órában érhető el, a digitális kolléga este is fogadja a kérelmet.

  • Kevesebb mint egy perc

    Egy szabadságkérelem ennyi idő alatt kész, húsz perc helyett.

  • A tudás a rendszerben van

    A szabályok és a kivételek nem csak egy ember fejében élnek.

Hány embert tud így kezelni Klaudia?

39dolgozó, kézzel

A cég így új munkatárs nélkül is nőhet.

És még egy kávéra is marad idő a főnökkel.

Hogyan számoltuk?

Havi 167 munkaórából 50 óra Klaudia egyéb munkája. Kézzel dolgozónként 3 óra kell, ez kb. 39 fő. A digitális kollégával itt óvatosabban számolunk: dolgozónként 40 perc és havi 15 óra felügyelet, ez kb. 150 fő. Becslés, nem mérés.

A következő munkák

Ha az első már jól megy, jöhet a többi is

A digitális kollégák közös adatokból dolgoznak. Vegyünk egy rendelést: 120 zakó.

  1. ÉrtékesítésÁtveszi a rendelést.
  2. TermelésMegtervezi a munkát.
  3. SzemélyügyBeosztja az embereket.
  4. MinőségEllenőrzi a tételeket.
  5. PénzügySzámláz.
  6. ÜgyfélÉrtékel.
Az ügyfél öt nappal korábban kéri a szállítást.Ez már nem rutin, ezért a gyártásvezetőhöz kerül.A gyártásvezető dönt
Ki dönt

Klaudia marad, csak másra megy az ideje

Ezt elintézi a digitális kolléga

  • A szabályoknak megfelelő szabadságkérelem
  • A jelenléti ív összesítése
  • A béradatok előkészítése
  • A dolgozók gyakori kérdései

Ezt előkészíti, ember ellenőrzi

  • A hivatalos bejelentések (REGES-Online, ITM)

Ez mindig emberé

  • Minden kivétel a szabályok alól
  • A gyártást érintő váratlan kérés

A digitális kollégák olyanok, mint a tündérek a kertben: csendben, a háttérben, nagyon pontosan dolgoznak. Te csak a virágba boruló kertet látod.

Nálatok melyik feladat ismétlődik minden nap?

Koppints arra, ami nálatok is sok időt visz el. Az űrlap elküldésekor ezt is megkapjuk.

20 perc, online, kötelezettség nélkül. Megmondjuk, hogy egy folyamatleírás, egy kész eszköz vagy egy saját rendszer lenne-e a reális lépés. Egy munkanapon belül jelentkezünk.

Másik minta: vendéglátásSzombaton túl sok a vendég. Kedden túl kevés.